Datenschutzerklärung – Staud Urlaubsportal

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Martin Staud GmbH

2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Nutzung des Staud Urlaubsportals werden folgende Daten verarbeitet:

Datenkategorie	Konkrete Daten	Zweck
Stammdaten	Name, Personalnummer, E-Mail-Adresse	Identifikation, Login, Benachrichtigungen
Beschäftigungsdaten	Abteilung, Vorgesetzter, FTE, Urlaubskontingent	Urlaubsplanung und -genehmigung
Antragsdaten	Urlaubsanträge, Zeiträume, Abwesenheitsarten, Entscheidungen, Ablehnungsgründe	Digitale Urlaubsverwaltung
Technische Daten	Login-Zeitstempel, IP-Adresse (im Protokoll)	Sicherheit, Nachvollziehbarkeit
Einwilligungsdaten	Datum und Zeitstempel der Einwilligung	Nachweis der Einwilligung

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung des Arbeitsvertrages (Urlaubsverwaltung)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Für die Nutzung des Portals haben Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Unterlagen gemäß gesetzlicher Anforderungen

4. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Person/Stelle	Zugriff auf
Sie selbst	Nur Ihre eigenen Daten und Anträge
Ihr Vorgesetzter	Ihre Antragsdaten zur Genehmigung
Administrator	Alle Benutzerdaten und Anträge (Systemverwaltung)
HR / Zeitwirtschaft	CSV-Dateien nach Genehmigung (Name, Zeitraum, Art)
Hostinger (Server-Dienstleister)	Technischer Zugriff auf Serverdaten als Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens erfolgt nicht, außer an den Server-Dienstleister Hostinger (Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden).

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Daten	Speicherdauer
Urlaubsanträge	3 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Benutzerkonto	Bis zur Löschung durch Administrator (z.B. nach Ausscheiden)
Systemprotokoll	Bis zur manuellen Löschung durch Administrator
Login-Zeitstempel	Mit dem Benutzerkonto
Einwilligungsnachweis	3 Jahre nach Widerruf oder Konto-Löschung

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können Sie im Profil selbst oder über den Administrator korrigieren lassen
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Portal unter "Profil" widerrufen

Für Anfragen wenden Sie sich bitte an: den Administrator des Portals

7. Technische Sicherheitsmaßnahmen

Passwörter werden verschlüsselt gespeichert (bcrypt)
Automatische Abmeldung nach Inaktivität (Session-Timeout)
Schutz gegen unbefugten Zugriff (CSRF-Schutz, Login-Sperre)
Zugriff auf Datendateien über Browser gesperrt (.htaccess)
Regelmäßige Datensicherung (Backup)

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de